Mindestenssechszeichen...keine Panik!

Die Kommunikation per E-Mail hat viele Vorteile. Anders als Telefone mit ihrem lästigen Klingelton erscheinen sie still und dezent im Postfach. Dort warten sie artig, bis man sich die Zeit nimmt, sie durchzusehen, was zunächst nur mit einem flüchtigen Blick über den Inhalt geschieht. Stellt sich dieser als zu gross heraus, um gleich abgehandelt zu werden, wird die E-Mail mit einem Klick verschoben oder zur späteren Bearbeitung wieder als Ungelesen markiert. Und wenn man irgendwann eine frühere Weisung belegen oder verloren geglaubte Informationen wiederfinden will, hilft einem die Suchfunktion selbst jahrealte Texte wieder auszugraben.

Allerdings hat das System auch seine Tücken. War das Postfach vor ein paar Jahren noch komplett leer und alles sauber aufgeräumt, sammelten sich immer mehr gelesene Mails in verschiedenen Ordnern. insbesondere Diskussionen mit nur kurzen Inhalten à la "Geht der Termin morgen in Ordnung?" – "Ja, bis dann." – "Danke." türmten sich reihenweise im Posteingang auf und verdeckten mit ihrer schieren Masse den Blick auf die wirklich wichtigen, gehaltvollen, aber eben seltenen Nachrichten mit unscheinbaren Betreffzeilen (statt den Schlangenmonstern namens "Re: Aw: Re: Aw: Fwd: Re: Re: Termin").

Gestern jedoch zog ich einmal mehr einen Schlussstrich. Alle E-Mails von vergangenen Jahren wurden archiviert, sprich, in dezent verschachtelte Ordner verschoben und alle aktuellen E-Mails wurden nach Häufigkeit und Wichtigkeit zusammengefasst. So entstanden insgesamt 12 Ordner, darunter Themen wie "Rollenspiel" nebst Namen wie "Markus" und Inhalten wie "Bestellungen", in die neue E-Mails direkt einsortiert werden, damit der Posteingang selbst immer leer bleibt.


Nach dieser Aktion fühlt sich nicht nur mein Mailprogramm wieder sauber und aufgeräumt an, auch mein Kopf fühlt sich befreit und der Blick ins Postfach ist geradezu eine Wohltat. Statt auf einen Blick dutzende Mails mit unterschiedlichen Anfragen zu sehen, die alle möglichen Neurone aktivieren und letztendlich zu trägen Gedanken führen, kann ich mich auf jeweils ein Thema konzentrieren und dieses gezielt angehen. Es mag etwas kahl wirken, aber lieber so als anders.

Daher mein Fazit, auch wenn es aufwändig erscheint und womöglich ein paar Stunden Arbeit kostet: Das Postfach mal komplett auszumisten und aufzuräumen lohnt sich! Wichtig ist aber auch eine Strategie und reichlich Disziplin im Umgang mit dem geordneten System, damit man nicht bald schon wieder vor demselben Problem steht.

Yhoko